Job Description

Poste :

Dans le cadre de dispositif de formation des programmes BTS,  assister le mangement de la Direction afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de partenariat, communication, préparation de réunions, accueil, ...) et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure.

 

MISSIONS ET RESPONSABILITE

Gestion administrative

Finalité : Assurer la gestion administrative de la direction dans le cadre des procédures définies.

A cet effet, il doit :

• Accueillir les visiteurs
• Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
• Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
• Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Organiser des déplacements professionnels
• Préparer et organiser des réunions
• Saisir des documents numériques
• Réaliser la gestion administrative du courrier
• Consolide les tableaux de bord de management de la direction

 Activités support

• Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
• Construire un dossier professionnel
• Concevoir un tableau de bord
• Réaliser un suivi d'activité
• Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
• Archiver des documents de référence
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
• Organiser des actions de communication
• Réaliser un suivi administratif du personnel
• Coordonner l'activité d'une équipe

 INDICATEURS DE PERFORMANCE

• Respect des procédures de gestion administrative.
• Qualité de système de reporting
• Qualité organisation poste de travail (classement et archivage, tableau de bord
• Délais de traitement des informations
• Réactivité face aux sollicitations imprévues

Profil recherché :

PROFIL REQUIS

Compétences métiers / techniques 

• Formation supérieure Bac + 4 : Management/Gestion et ou économie.
• Expérience de 2 ans au minimum.
• Veille informationnelle et réglementaire
• Organisation d'évènements
• Droit du travail
• Législation sociale
• Gestion administrative du personnel
• Connaissance des systèmes d’information.
• Maitrise des outils bureautiques

Skill & Experience

• An experience of 3 - 5 years is required