Chargée de gestion administrative, financière et de coordination

Full job description

1. Gestion administrative

Assurer la gestion administrative courante du projet
Tenir à jour les bases de données, fichiers de contacts et outils de suivi
Assurer le classement et l’archivage physique et numérique des documents administratifs,

contractuels et financiers

Veiller à la bonne organisation documentaire du projet, conformément aux exigences des

bailleurs de fonds et des partenaires

Contribuer au respect des procédures administratives et contractuelles du projet

2. Coordination organisationnelle et logistique

Assurer la coordination organisationnelle des activités du projet en lien avec l’équipe projet et

les partenaires

Préparer et assurer la logistique des réunions, ateliers, séminaires, salons et autres

événements organisés dans le cadre du projet

Préparer les invitations, feuilles de présence et documents nécessaires aux activités
Rédiger les procès-verbaux, comptes rendus et notes de réunion, et en assurer la diffusion
Faciliter la circulation de l’information entre les membres de l’équipe, les partenaires et les

interlocuteurs externes

Appuyer le Chargé de projet dans le suivi opérationnel des activités et la coordination avec les

parties prenantes

Contribuer à la préparation des éléments nécessaires au reporting narratif du projet

3. Gestion comptable et financière

Assurer le suivi de la comptabilité analytique du projet
Contrôler et préparer les pièces comptables (devis, bons de commande, factures, livrables,

etc.)

Fournir les informations nécessaires à la saisie comptable et au contrôle financier
Veiller à la conformité des dépenses avec le budget du projet et les procédures des bailleurs
Contribuer à l’élaboration des rapports financiers et au suivi budgétaire du projet
Participer aux audits financiers (classement, organisation et mise à disposition des pièces

justificatives)

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 34 mois